在留資格変更・更新申請書の書き方｜記入例付き完全ガイド

日本に住む外国人にとって、在留資格の変更や更新は避けて通れない重要な手続きです。留学ビザから就労ビザへの切り替え、在留期間の延長など、生活の節目ごとに申請が必要になります。しかし、申請書の記入方法を間違えると、審査の遅延や最悪の場合は不許可になることもあります。

この記事では、在留資格変更許可申請書と在留期間更新許可申請書の書き方を、実際の記入例とともに徹底解説します。初めて申請する方でも安心して手続きを進められるよう、よくある間違いや注意点もまとめています。

在留資格変更許可申請書とは？基本を理解しよう

在留資格変更許可申請書は、現在持っている在留資格とは異なる活動を行うために、在留資格の種類を変更する際に提出する書類です。例えば、以下のようなケースで必要になります。

• 留学→技術・人文知識・国際業務（卒業後に日本企業で働く場合）
• 技術・人文知識・国際業務→日本人の配偶者等（日本人と結婚した場合）
• 家族滞在→技術・人文知識・国際業務（就労を開始する場合）
• 特定活動→永住者（永住権を取得する場合）

申請書の様式は在留資格ごとに異なり、出入国在留管理庁の公式サイトからダウンロードできます。最新の様式は宛名が「法務大臣殿」となっているものですので、古い様式を使わないよう注意してください。

在留資格の変更は「活動内容が変わる場合」に必要な手続きであり、同じ在留資格のまま期間を延長する「更新」とは異なります。自分がどちらの申請をすべきか迷った場合は、日本のビザ・在留資格完全ガイドで在留資格の基本を確認しましょう。

在留期間更新許可申請書とは？変更との違い

在留期間更新許可申請書は、現在の在留資格はそのまま維持しつつ、付与された在留期間を延長するための申請書です。出入国在留管理庁の公式ページによると、在留期間の満了する日のおおむね3か月前から申請を受け付けています。

変更と更新の主な違い

どちらの申請も、在留期間の満了日までに結果が出ない場合は、申請中であれば満了日から2か月間は引き続き日本に在留できます。ただし、満了日を過ぎてからの申請は認められませんので、余裕を持って手続きを進めましょう。

申請書の記入方法｜項目別の書き方と記入例

申請書の具体的な記入方法を、項目ごとに解説します。マイナビグローバルの記入例ガイドも参考にしながら、正確に記入しましょう。

申請人等作成用（Part 1）の記入ポイント

1. 国籍・地域 パスポートに記載されている国籍をそのまま記入します。

2. 生年月日 必ず西暦で記入してください。昭和・平成などの和暦は使用しません。例：1990年5月15日

3. 氏名 パスポートに記載されている英字表記をそのまま転記します。ミドルネームがある場合もすべて記入してください。

4. 性別 男・女のいずれかに丸をつけます。

5. 配偶者の有無 婚姻の有無を記入します。事実婚は含まれません。

6. 職業 現在の職業を記入します。留学生の場合は「学生」と記入してください。

7. 住居地 在留カードに記載されている住所を正確に記入します。引っ越し後に住所変更届を出していない場合は、先に役所の窓口で住所変更手続きを済ませてください。

8. 在留カード番号 在留カードの表面右上に記載されている12桁の番号を記入します。

申請人等作成用（Part 2）の記入ポイント

9. 変更（更新）の理由 なぜ在留資格を変更（更新）するのか、具体的な理由を記入します。例えば「大学卒業後、日本企業に就職するため」「在留期間が満了するため引き続き就労を継続するため」などです。

10. 犯罪歴 正直に申告してください。虚偽の申告は不許可の大きな原因になります。交通違反なども含めて記入が必要です。

11. 在日親族 日本に居住する親族がいる場合は、氏名・生年月日・国籍・在留資格などを記入します。

所属機関等作成用の記入ポイント

就労ビザへの変更・更新の場合、勤務先の情報を記入する部分があります。これは原則として雇用主（企業）側が作成します。

• 会社名、代表者名、所在地
• 資本金、年間売上高、従業員数
• 申請人の職務内容、給与額
• 雇用契約期間

企業の人事担当者と連携して正確に記入しましょう。日本のワークカルチャーを理解しておくと、企業とのコミュニケーションもスムーズになります。

在留資格別の必要書類一覧

申請書と一緒に提出する書類は、在留資格の種類や企業のカテゴリーによって異なります。出入国在留管理庁の公式ページで最新の必要書類を確認してください。

技術・人文知識・国際業務の場合

※○＝必須、△＝場合により必要

日本人の配偶者等の場合

• 在留資格変更（更新）許可申請書
• 写真（4cm×3cm）
• 配偶者（日本人）の戸籍謄本
• 婚姻届受理証明書（海外で婚姻した場合）
• 配偶者（日本人）の住民票
• 配偶者（日本人）の所得証明書
• 身元保証書
• 質問書（入管所定の様式）
• 交際の経緯を証明する資料（スナップ写真、通信記録など）

婚姻届・離婚届の記入方法と提出手順も併せて確認しておくと、必要書類の準備がスムーズです。

永住者の場合

永住許可申請は他の在留資格変更とは異なる特別な手続きです。詳しくは永住権・帰化申請ガイドをご参照ください。

写真の規格と撮影のポイント

申請書に貼付する写真には厳格な規定があります。規格に合わない写真を提出すると、窓口で撮り直しを求められ、申請が受理されないこともあります。

写真の規格

• サイズ：タテ4cm×ヨコ3cm
• 撮影時期：申請前3か月以内に撮影したもの
• 正面向き：無帽、無背景
• 注意：現在の在留カードやパスポートと同じ写真は使用不可

おすすめの撮影方法

1. 証明写真機（駅やコンビニ近くに設置）：800円〜1,000円程度
2. 写真スタジオ：1,500円〜3,000円程度（プロの仕上がり）
3. スマホアプリ＋コンビニプリント：30円〜200円程度（最安）

写真は第一印象を決める重要な要素です。できるだけ清潔感のある服装で、明るい表情で撮影しましょう。

よくある記入ミスと不許可になる原因

出入国在留管理庁の不許可事例ページには、実際に不許可になったケースが公開されています。以下のようなミスを避けましょう。

記入ミスTOP5

1. 和暦で生年月日を記入：西暦で書くのがルールです
2. 旧姓や通称名で記入：パスポート記載のとおりに書いてください
3. 住所が在留カードと不一致：引っ越し後の届出を忘れていませんか？
4. 古い様式の申請書を使用：最新版をダウンロードしましょう
5. 所属機関の情報が不正確：会社の登記情報と一致しているか確認

不許可になる主な原因

在留資格の不許可理由についての詳細も確認しておくと安心です。不許可になった場合でも、書類不備が原因であれば修正して再申請することで許可される可能性があります。

申請の流れと提出方法

申請の全体フロー

1. 必要書類の準備（1〜2週間）
2. 申請書の記入（1〜2日）
3. 管轄の入管局へ提出（窓口またはオンライン）
4. 審査（2週間〜1か月程度）
5. 結果通知（はがきまたはメール）
6. 新しい在留カードの受取（入管局窓口）

提出先

住居地を管轄する地方出入国在留管理官署に申請します。GaijinPotの更新ガイドによると、2024年からオンライン申請も可能になっており、マイナンバーカードを持っている方はオンラインで手続きできます。

オンライン申請のメリット

• 入管局に行く必要がない：自宅からパソコンやスマホで申請可能
• 待ち時間なし：窓口の長い行列に並ぶ必要がない
• 24時間申請可能：仕事が忙しい方も安心
• 進捗確認ができる：オンラインで審査状況を確認可能

オンライン手続きについて詳しくはオンラインでできる各種手続きの方法をご参照ください。

申請を成功させるためのアドバイス

プロがすすめる5つのポイント

1. 早めの準備を心がける：在留期間の満了日の3か月前から申請できます。書類の準備にも時間がかかるため、4か月前には動き始めましょう。

1. 理由書を丁寧に作成する：申請書だけでは伝わらない事情がある場合、任意で理由書を添付することで審査がスムーズになります。特に在留資格変更の場合は、変更が必要な理由と今後の活動計画を具体的に説明しましょう。

1. 第三者にチェックしてもらう：申請書の書き方完全ガイドでも推奨されているように、提出前に行政書士や勤務先の人事担当者に確認してもらうことをおすすめします。

1. 在留カード情報を最新に保つ：住所変更や転職をした場合は、申請前に在留カードの記載事項を変更しておきましょう。住民票・戸籍の仕組みと取得方法ガイドで住民登録の手続きを確認できます。

1. 不許可リスクがある場合は専門家に相談：過去に法令違反がある場合や、複雑なケースでは入管専門の行政書士に相談することを強くおすすめします。

費用の目安

まとめ：正確な記入と早めの準備が成功の鍵

在留資格変更・更新申請書の記入は、一つひとつの項目を丁寧に、正確に記入することが最も重要です。特に以下のポイントを忘れないでください。

• 生年月日は西暦で記入する
• 氏名はパスポート記載通りに書く
• 写真は3か月以内に撮影した規格に合ったもの
• 最新の様式を使用する
• 余裕を持って3か月前から準備を始める
• 書類不備を防ぐためにチェックリストを活用する

不安な点がある場合は、各種申請書の正しい書き方ガイドも参考にして、万全の準備で申請に臨みましょう。また、日本語での手続き・書類ナビゲーションガイドでは、日本での各種手続きの全体像を把握できますので、併せてご活用ください。

正しい書き方で申請書を作成すれば、スムーズに在留資格の変更・更新が認められるはずです。この記事が皆さんの申請手続きの助けになれば幸いです。